أركان ملاحظات التدقيق

يعتبر هذا الجزء هو هيكل التقرير و الذي يحتوي على الملاحظات التفصيلية التي تم اكتشافها خلال فترة تنفيذ المهمة إضافة إلي استنتاجات و توصيات فريق التدقيق و تتضمن أيضاً مطالعات الجهات التي تم تنفيذ عمليات التدقيق لديهم لذلك هذا الجزء يتضمن المعلومات التالية :-
– الملاحظة التفصيلية بأركانها الواردة فى المعايير المهنية و الإرشادات التطبيقية لمعهد المدققين الداخليين IIA .
– مطالعات الجهات التي تم تنفيذ مهمة التدقيق لديهم و على المدققين الداخليين توثيق هذة المطالعات .
– توصيات و استنتاجات فريق التدقيق و الأساس الذي تم البناء عليه .
– يتم عرض الملاحظات ضمن هذا الجزء مصنفة حسب درجة المخاطرة .

حتي تكون الملاحظة مكتملة يجب أن تشتمل علي خمسة أركان رئيسية هي كما يلي :-
1- الحالة Case : بحيث يشار هنا إلي أوجه القصور أو المخالفة أو التجاوز بطريقة واضحة و أسلوب مختصر قدر الإمكان .
2- المعيار Criteria : و تشكل الأساس الذي استندت إليه الملاحظة و قد يكون المعيار قانون أو سياسات أو إجراءات أو لوائح أو قرارات إدارة عليا … إلخ
3- السبب Cause : و يتضمن سبب ظهور الملاحظة و أحياناً يتم تحديد السبب بشكل مباشر من قبل فريق التدقيق إذا كان واضحاً , وبعض الأحيان يتم تحديد السبب من خلال مناقشة الموظفين المعنيين بالملاحظة أو يؤخذ من مطالعاتهم .
4- الأثر Impact : يشار هنا إلي الآثار السلبية التي تعرضت لها المؤسسة أو تتعرض لها نتيجة وجود الملاحظة .
5- التوصية أو الإجراء Recommendation & Action Procedures : يقوم فريق التدقيق ضمن هذة الفقرة بتقديم التوصية الملائمة للملاحظة المسجلة أو الإشارة إلي الإجراء التصحيحي إذا ما تم تنفيذه أثناء تواجد فريق التدقيق .

طرق عرض و تنسيق الملاحظات

هناك طريقتان تستخدمان على نطاق واسع فى عرض و صياغة الملاحظات :-
لكل طريقة من هذة الطرق مزاياها و عيوبها , و يتوقف استخدام كل طريق حسب رؤيا و استراتيجيات مسؤولي التدقيق الداخلي و حسب طبيعة عمل المؤسسات و حجمها و أساليب المخاطبات فيها فيما إذا كانت تميل للرسميات أم لا و فيما يلي مزايا و عيوب كل طريقة من هذة الطرق :-

الطريقة الأولي : صياغة الملاحظة بأركانها الخمسة ضمن فقرة واحدة متكاملة

المزايا
1- تؤدي إلي تحقيق التماسك و التكامل للأفكار .
2- تعطي إيضاحات أكثر تفصيلاً .
3- تتميز بالمرونة بحيث يمكن من خلالها جمع كل ملاحظات تشترك بصفة واحدة ضمن ملاحظة واحدة من خلال استخدام جداول العرض .
4- تمكن المدقق من إبراز مهنيته و حرفيته فى صياغة الملاحظات و تنمي قدرته على تطوير مهاراته باستمرار فى صياغة الملاحظات حيث تتيح هذة الطريقة للمدقق بإظهار براعته و مهارته فى الكتابة و تنمي قدراته المستقبلية فى الكتابة و العرض .
5- مرغوبة لدي قارئ التقرير بحيث يعمل على قراءة الملاحظة بشكل متكامل .
6- تختصر فى حجم التقرير لاسيما و أنها توضع ضمن مساحات أقل قياساً مع الطريقة الأخري .

العيوب
1- تتطلب احترافية من قبل المدقق الداخلي حتي يتم صياغتها بالشكل الملائم و الواضح بحيث يتم من خلالها إيصال الأفكار المطلوب إبلاغها للإدارة .
2- قد يتم أغفال بعض أركان الملاحظة أثناء صياغتها علي شكل فقرة , و قد يكون هذا الجزء هاماً للقارئ .
3- قد لا يتناسب المؤسسات التي تميل بشكل أقل نحو الرسميات .
4- تتطلب جهد كبير من قبل مسؤولي التدقيق الداخلي لتنمية قدرات المدققين الداخليين فى صياغة الملاحظة المتكاملة .

الطريقة الثانية : صياغة الملاحظة ضمن عناوين فرعية

المزايا
1- قد تكون مناسبة لبعض الاشخاص قراء التقرير بحيث يقرأها بشكل منفصل و يراه مناسباً بالنسبة له .
2- تتميز بتنسيق و ترتيب ملائم يعجب به بعض القراء للتقرير .
3- هذة الطريقة تلزم بوضع كافة أركان الملاحظة بدون استثناء .
4- تعتبر مناسبة لبعض المؤسسات التي تميل بشكل أقل للرسميات .
5- لا تتطلب احترافية كبيرة من المدقق الداخلي لجمع الأركان الخمسة ضمن فقرة واحدة حيث يتم الإشارة إلي كل جزء بشكل منفصل دون الربط بينها .

العيوب
1- من الصعب تحقيق تكامل الملاحظة و ربط أركانها بشكل جيد و بالتالي ليس من السهولة فهم المقصود من الملاحظة وفق الرسالة الواجب ايصالها .
2- تؤدي إلي تضخيم حجم التقرير و زيادة عدد صفحاته .
3- لا توفر للمدقق المرونة اللازمة لصياغة الملاحظات بحيث لا يتمكن المدقق من استخدام الجداول للملاحظات ذات الصفات المتشابهة , و كذلك لا تستطيع الجمع بين الملاحظات المتكررة فى ملاحظة واحدة .
4- هذة الطريقة لا تعمل على تنمية قدرات المدققين الداخليين على صياغة الملاحظات بالطريقة الاحترافية حيث يصبح المدقق هنا مبعئ لحقول البيانات فقط دون إبراز احترافيته و براعته فى صياغة الملاحظات .
5- بعض الأحيان يقوم القارئ بقراءة الملاحظة فقط , و هو الركن الأول دون النظر إلي الأركان الأخري و التي تعتبر قراءتها مهمة لتقييم الملاحظة و الأثر بشكل متكامل .
6- قد لا تكون هذة الطريقة مناسبة للمؤسسات ذات الطابع الأكثر ميلاً للرسميات .

أمثلة عملية علي صياغة الملاحظات بالطريقتين

(أ) الصياغة ضمن فقرة واحدة
وافق نائب الرئيس التنفيذي لشؤون الاستثمار على شراء أسهم فى شركة الحديد و الصلب بمبلغ 150 ألف دولار أدت إلي زيادة نسبة الاستثمار فى هذة الشركة إلي 18% من إجمالي المحفظة الاستثمارية للشركة بما يخالف نص المادة (12) من سياسة الاستثمار المعتمدة من مجلس الإدارة و التي حددت الحد الأقصي لهذة النسبة ب 15% و ذلك بسبب خطأ فى احتساب نسبة الاستثمار ضمن المذكرة المرفوعة لنائب الرئيس التنفيذي حيث تم إثبات النسبة قبل الاستثمار 11% بحيث تصبح بعد الاستثمار 14.5% , علماً بأن النسبة الصحيحة قبل الاستثمار هي 14.8% مما يؤثر على تركزات مخاطر الاستثمار لدي الشركة .
نوصي قيام الإدارة التنفيذية برفع مذكرة بالواقعة لمجلس الإدارة لاتخاذ القرار المناسب بشأنها .
(ب) الصياغة ضمن عناوين فرعية
1- الملاحظة : استثمار مبلغ 150 ألف دولار فى شراء أسهم فى شركة الحديد و الصلب بموافقة نائب الرئيس التنفيذي لشؤون الاستثمار أدت إلي زيادة نسبة الاستثمار فى هذة الشركة إلي 18% من إجمالي المحفظة الاستثمارية الإجمالية للشركة علماً بأن الحد الأقصي للنسبة بموجب السياسة الاستثمارية 15% .
2- المعيار : مخالفة نص المادة 12 من سياسة الاستثمار المعتمدة من مجلس الإدارة التي حددت النسبة بـ 15% .
3- السبب : وجود خطأ فى المذكرة المرفوعة من إدارة الاستثمار و التي تمت الموافقة علي الشراء بموجبها حيث أثبتت النسبة قبل الاستثمار 11% مع أن النسبة الصحيحة 14.8%.
4- الأثر : التأثير على التركزات الاستثمارية للشركة فى المحفظة الاستثمارية و تعريض الشركة إلي خسائر مادية .
5- التوصية : رفع مذكرة من الإدارة التنفيذية إلي مجلس الإدارة لاتخاذ القرار المناسب بشأنها .